Ärikirjavahetuse väga spetsiifiline osa on tagasilükkamiskiri. See peaks sisaldama negatiivset vastust kliendi soovile või partneri ettepanekule. Samal ajal on oluline säilitada head suhted kirja saajaga. Oma seisukoha üheselt väljendamiseks, kuid mitte adressaadi solvamiseks ja endast soodsa mulje jätmiseks, järgige keeldumise kirjutamise põhireegleid.
Vajalik
- - organisatsiooni ametlik kirjaplank;
- - arvuti;
- - printer.
Juhised
Samm 1
Koosta oma kiri. Ärge unustage seda dokumendi ettevalmistamise etappi. See võimaldab teil oma mõtted korda teha ja valida kõige õigemad fraasid.
2. samm
Alustage teksti traditsioonilise adressaadiga: "Kallis Ivan Ivanovitš!" või "Kallis härra Ivanov!" Ärge kasutage muud sõnastust, sest kirjalik keeldumine on ametlik.
3. samm
Vasakus ülanurgas märkige kirja adressaat: ettevõtte nimi, ametikoht, perekonnanimi, töötaja initsiaalid või eraisiku perekonnanimi ja initsiaalid. Teave teie ettevõtte kohta kuvatakse ametlikul kirjaplangil paremas ülanurgas.
4. samm
Kirjutage dokumendi põhiosa. Kõigepealt korrake saadud taotlust või ettepanekut. Loomulikult ei pea te sissetuleva dokumendi teksti täielikult ümber kirjutama. Piisab, kui võtame selle olemuse kokku mõne sõnaga, kasutades tavapäraseid ärikõnesid: "Vastavalt teie taotlusele tellimuse koopia saamiseks …" või "Vastuseks teie taotlusele sooduslaenude tähtaja pikendamiseks, me teavitame … ".
5. samm
Järgmisena loetlege keeldumise põhjused. Eitava vastuse selgitus peaks olema lühike, loogiline, sisuliselt kindel, kuid vormilt mitte karm. Ärge moonutage olukorda, ärge esitage olematuid fakte ja ebausutavaid argumente. Kui vähegi võimalik, varundage oma sõnu viitega seadustele ja määrustele. Kuid ärge minge äärmusesse. Kui kiri on pikkade selgituste ja sõnakate vabandustega üle koormatud, on oht, et adressaat veelgi vihastab.
6. samm
Alustage kirja viimast osa tavapärase sõnastusega, mis võimaldab teil jääda viisakaks, kuid oma otsustes kindlaks: "Arvestades ülaltoodud fakte, peame kahjuks keelduma teie ettevõttega koostööst" või "Kahetsust teavitame teid et krediidilimiiti on võimatu pikendada. "…
7. samm
Proovige tagasilükkamist leevendada. Sel eesmärgil teavitage adressaati muudest koostöövõimalustest, teie ettevõtte uutest teenustest, mida ta saab kasutada soodustingimustel, võimalusest oma taotlust teatud aja pärast uuesti kaaluda jne. Kogu teave peab olema täiesti õige ja ajakohane.
8. samm
Lugege kirja mustand uuesti läbi. Parandage vead, tehke vajalikud täiendused ja parandused. Trükkige keeldumine organisatsiooni ametlikule kirjaplangile, allkirjastage see koos juhiga ja saatke adressaadile.
