Arhiivis säilitatud aegunud dokumendid hävitatakse, mis viiakse läbi mitmes etapis. Esiteks valitakse dokumendid, luuakse komisjon, koostatakse akt ja purustajatel toimub otsene hävitamine.
Vajalik
- - hävitamine;
- - hävitamine;
- - purustaja (paberi purustamise masin).
Juhised
Samm 1
Kõiki arhiividokumente vaadatakse igal aastal läbi, et need hävitamiseks välja valida. See võimaldab õigeaegselt vabastada ettevõtetelt arhiivisalvestuseks saadud uute dokumentide jaoks ruumi.
2. samm
Valige hävitamiseks dokumendid. Arhiividokumentide põhiosa on hoitud 75 aastat. Dokumentide valiku teostavad arhiivi töötajad.
3. samm
Kui olete dokumendid valinud, koostage hävitamisakt. Akt on hävitatavate dokumentide täielik loetelu. On vaja märkida iga dokumendi seerianumber, kirjeldus. Iga dokumendi ette märkige artikli või regulatiivse dokumendi number, mille alusel mahakandmine toimub. Juhinduge tüüpiliste dokumentide loendist.
4. samm
Pidage meeles, et loend ei pruugi sisaldada kõigi mahakandmisele kuuluvate dokumentide nimetusi, seega peab arhivaar iseseisvalt otsustama, millisesse artiklisse või standardsättesse konkreetne dokument kuulub.
5. samm
Hävitamisakt tuleb koostada vastavalt 2002. aasta lisale nr 4 "Arhiivide tegevuse põhireeglite kohta". Täidetud dokumendile peavad alla kirjutama kõik loodud komisjoni liikmed ja arhiivihalduse volitatud esindaja.
6. samm
Lisage täidetud toimingule veel üks toiming, milles näidatakse hävitatavate dokumentide koguarv ja nende kogu kaal. Ärge unustage, et esimest toimingut ilma teiseta peetakse kehtetuks. Ja kui kontrollimisel leitakse selline rikkumine, võidakse teie arhiivi vastutavale esindajale määrata haldustrahv.
7. samm
Otsese hävitamise võite usaldada spetsialiseerunud organisatsioonile, mis osutab selliseid massiteenuseid ja millel on tööstuslikke purustajaid, või võite hävitamise ise läbi viia, kui teie organisatsioonil on oma purustaja.
