Äripartnerid ei pea alati ärikohtumisi kohustuslikuks, sest teha on palju asju. Kõigi õigete inimeste kohaloleku tagamiseks tuleb koosoleku kiri koostada veenvalt. Nii saate mõjutada teiste inimeste käitumist ja plaane.
Juhised
Samm 1
Teavitage kirja saajat, et olete tema taotlust lugenud. Seda tehnikat on asjakohane kasutada, kui adressaat ootab mingit reaktsiooni, ja tema küsimust on mugavam lahendada isiklikul koosolekul. Kasutage seda võimalust, helistage inimesele ja andke teada, et ta saatis kirja koos selgitustega. Sellisel juhul võite olla kindel, et sõnumit loetakse hoolikalt.
2. samm
Väljendage mõistmist lahendatavatest probleemidest. Kirjeldage mõne lausega, et jagate oma arvamust esitatud küsimuste asjakohasuse ja õigeaegsuse kohta.
3. samm
Loetlege eelseisval koosolekul viibimise eelised. Leidke vähemalt viis põhjust, miks inimene tahaks ürituse jaoks aega varuda. Need põhjused tuleks sõnastada teise poole vaatenurgast. Näiteks tuleb spetsialist, kes nõustab konkreetselt kõigis küsimustes, kuid lähiajal ei ole muud võimalust temaga kohtuda. Järjestage põhjused tähtsuse kahanevas järjekorras.
4. samm
Räägi meile täiendavatest argumentidest ettepaneku kasuks. Nüüd saate näidata põhjuseid, mis pole adressaadile nii olulised, kuid mõjutavad tema käitumist. Näiteks kutsutakse koosolekule osakonna direktor, kes pöörab kindlasti tähelepanu, kui keegi puudub. Selleks, et oma mainet mitte rikkuda, on parem üritust mitte vahele jätta.
5. samm
Märkige lihtne ja hõlpsasti kättesaadav tagasiside meetod. Adressaadil võib olla küsimusi, ettepanekuid või täpsustusi. Andke talle võimalus vastutava isikuga koheselt ühendust võtta ja mitte kontaktteavet otsida.
