Dokumentide mahakandmine on raamatukogu fondi moodustamise viimane etapp. Tühistamise korral vabastavad tellimused ja lugemissaalid oma ruumi ruumi hõivavatest väljaannetest, kuid lugejad ei nõua neid üldse. Peamine dokument, mis reguleerib raamatute kogust väljavõtmist, on 1998. aastal heaks kiidetud "Raamatukogu fondi raamatupidamise juhend". Selle põhjal saate välja töötada oma algoritmi raamatukogu töötajate toimingutest mahakandmise käigus kirjandus.
Juhised
Samm 1
Moodusta komisjon raamatukogude fondi dokumentide mahakandmiseks. Sinna peaksid kuuluma raamatukogu direktor (temast saab ühtlasi komisjoni esimees), tema asetäitja, nende osakondade omandamise, raamatute hoidmise, laenutamise, lugemissaali juhid ja pearaamatukoguhoidjad. Kui raamatukogu on spetsialiseerunud (ülikool, kool, ettevõte jne), kaasake komisjoni töösse kindlasti organisatsiooni tegevuse valdkonna juhtivad eksperdid. Näiteks ülikooli raamatukogust kirjanduse mahakandmise komisjoni peaks kuuluma akadeemilise ja teadusliku töö prorektorid, samuti peamiste osakondade juhid.
2. samm
Valmistage äravisatav kirjandus ette. Enamikus raamatukogudes toimub kogu väljavõtmiseks olevate raamatute valik pidevalt. Kogu aasta jooksul panevad töötajad vanadele väljaannetele, mida pole võimalik taastada ja parandada, dubleerida eksemplare, oluliste defektidega raamatuid jne eraldi riiulile. Raamatukogufondi osade korrapärase kontrollimise käigus paljastatakse kadunud trükised, põhiteadmata kirjandus, samuti raamatud ja muud dokumendid, mida lugejad ei nõua ja mille sisu on vananenud.
3. samm
Tutvuge komisjoni liikmetega ülesütlemiseks ettevalmistatud väljaannetega. Lõpliku otsuse teevad eksperdid pärast iga elemendi ja elemendi põhjalikku analüüsi. Erilist tähelepanu tuleks pöörata tuumata ja aegunud kirjanduse väljajätmisele. See võib esindada näiteks ajaloolist huvi või erakordset vaadet teadusprobleemile.
4. samm
Jagage kirjandus rühmadesse vastavalt mahakandmise põhjusele. Koostage iga rühma kohta kahes eksemplaris mahakandmisakt (raamatupidamise ja raamatukogu jaoks). Selles märkige komisjoni koosseis, mahakantud raamatute arv, nende kogumaksumus ja kirjanduse fondist väljaarvamise põhjus. Kõik komisjoni liikmed peavad aktile alla kirjutama. Sellele lisage kindlasti täielik väljaannete loetelu, mis on koostatud järgmiste veergudega tabelina: - number järjestuses; - väljaande inventarinumber; - autor, pealkiri, ilmumisaasta; - ühe hind eksemplar; - eksemplaride arv; - kogukulu.
5. samm
Tehke märkmeid kirjanduse mahakandmise kohta kõigis raamatupidamisvormides: inventuuriraamat, kokkuvõtlik raamat, registreerimiskaardid. Eemaldage traditsioonilistest ja elektroonilistest kataloogidest fondist välja võetud väljaannete kaardid ja kirjeldused.
6. samm
Otsustage, kuhu lõpetatud väljaanded saata. Valikuid on mitu: müük lugejatele (kui selline võimalus on fikseeritud tasuliste raamatukoguteenuste määrustes), tasuta üleandmine teistesse raamatukogudesse ja teabekeskustesse, ringlussevõtt (vanapaber), utiliseerimine. Kui plaanite kirjandust müüa, hankige juhtkonnalt eelnev nõusolek ja teavitage sellest organisatsiooni raamatupidamist.
7. samm
Vabastage raamatukogu ruumid kasutuselt kõrvaldatud väljaannetest vastavalt tehtud otsusele. Esitage dokumendid raamatupidamisosakonnale ja saate kinnituse, et see kirjandus on raamatukogu bilansist eemaldatud.
